המרת PDF לוורד: הדרכים הבטוחות ומה הולך לאיבוד
קיבלתם חוזה שכירות כקובץ PDF, וצריך לשנות בו שני סעיפים ותאריך. או שהמורה שלחה דף עבודה ב-PDF והילד צריך למלא אותו במחשב. בשני המקרים, המרת pdf לוורד היא הדרך הטבעית: הופכים את הקובץ למסמך שאפשר לערוך, משנים מה שצריך, ושומרים מחדש. החדשות הטובות הן שברוב המחשבים כבר יש כלי שיודע לעשות את זה, בלי להתקין כלום ובלי להעלות את המסמך לאף אתר. החדשות הפחות טובות: ההמרה לא תמיד מושלמת, ובמסמכים בעברית או במסמכים סרוקים כדאי לדעת מראש מה עלול להשתבש.
למה PDF בכלל קשה לעריכה
קובץ PDF נבנה כדי להיראות זהה בכל מחשב, בכל מדפסת ובכל טלפון. כדי להשיג את זה, הוא שומר בעיקר "איפה כל דבר נמצא על הדף": האות הזו כאן, הקו הזה שם, התמונה בפינה. הוא לא באמת יודע שמדובר בפסקה, בטבלה או בכותרת.
מסמך וורד, לעומת זאת, בנוי מפסקאות שזורמות מעמוד לעמוד, מטבלאות עם שורות ועמודות, מכותרות עם סגנון. המרה מ-PDF לוורד היא בעצם ניסיון לנחש את המבנה המקורי מתוך המיקומים. כשהמסמך פשוט, הניחוש מצליח מאוד. כשיש עמודות, טבלאות מורכבות, כותרות עליונות ותחתונות, או ערבוב של עברית ואנגלית באותה שורה, הניחוש מתחיל לטעות.
לכן כדאי לגשת להמרה עם ציפייה נכונה. מכתב של עמוד אחד, עם כמה פסקאות וכותרת, יעבור כמעט בלי פגע. חוברת מעוצבת עם תמונות, מסגרות וטבלאות צבעוניות תצא ממנה כמעט תמיד עם עבודה נוספת. ההבדל הזה לא תלוי כל כך בכלי שבוחרים, אלא במסמך עצמו. ככל שהמקור פשוט יותר, התוצאה קרובה יותר למה שראיתם על המסך.
הדרך הראשונה: לפתוח את ה-PDF ישירות בוורד
בגרסאות החדשות של וורד אפשר פשוט לפתוח קובץ PDF, וההמרה קורית מאליה.
- פתחו את וורד, ובתפריט "קובץ" בחרו "פתח".
- בחרו את קובץ ה-PDF. אם הוא לא מופיע ברשימה, שנו את סוג הקבצים המוצג ל"כל הקבצים".
- תופיע הודעה שאומרת שוורד עומד להמיר את הקובץ למסמך שניתן לעריכה, ושהמראה עשוי להשתנות. אשרו.
- חכו. במסמכים ארוכים זה יכול לקחת כמה עשרות שניות.
- לפני שמתחילים לערוך, שמרו מיד בשם חדש, כקובץ docx. כך קובץ ה-PDF המקורי נשאר כמו שהוא.
זו הדרך המומלצת לרוב המקרים: המסמך לא עוזב את המחשב שלכם, והתוצאה במסמכים פשוטים טובה מאוד. השמות המדויקים של התפריטים עשויים להשתנות קצת בין גרסאות.
הדרך השנייה: דרך גוגל דרייב ומסמכי גוגל
מי שאין לו וורד במחשב, או שעובד בעיקר בדפדפן, יכול להשתמש בחשבון הגוגל שלו.
- העלו את קובץ ה-PDF לגוגל דרייב.
- לחצו עליו לחיצה ימנית, ובחרו "פתח באמצעות" ← "מסמכי Google".
- ייווצר מסמך חדש, ערוך, לצד ה-PDF המקורי.
- אם צריך קובץ וורד בסוף, בתפריט "קובץ" בחרו "הורדה" ← "Microsoft Word".
היתרון כאן הוא שמסמכי גוגל מפעילים זיהוי טקסט גם על PDF סרוק ועל תמונות, כך שלפעמים תקבלו טקסט ערוך גם ממסמך שוורד לא הצליח לקרוא. החיסרון: העיצוב נשמר פחות טוב, ותמונות ועמודות לרוב הולכות לאיבוד. המסמך נשמר בחשבון הגוגל שלכם, ואם אתם לא מכירים את סביבת העבודה הזו, יש לנו מדריך על גוגל דרייב.
המרת PDF לוורד מהטלפון
לפעמים המסמך מגיע בוואטסאפ, ואין מחשב בהישג יד. גם בטלפון יש כמה אפשרויות, בלי להתקין אפליקציות לא מוכרות.
אם אפליקציית וורד מותקנת בטלפון, אפשר לפתוח דרכה את קובץ ה-PDF, ובגרסאות רבות היא מציעה להמיר אותו למסמך ערוך. אם אתם עובדים עם חשבון גוגל, אפשר לשמור את הקובץ בגוגל דרייב ולהמשיך מהמחשב בדרך שתוארה למעלה, או לפתוח אותו באפליקציית המסמכים, תלוי בגרסה ובמכשיר. באייפון, אפליקציית "קבצים" מאפשרת לסמן, להוסיף טקסט ולחתום על PDF, וזה מספיק למקרים רבים.
בכנות, עריכה של מסמך ארוך במסך של טלפון מתישה. אם מדובר בשינוי משמעותי, עדיף לשמור את הקובץ בצד ולחזור אליו מול מחשב. הטלפון מצוין לחתימה מהירה, למילוי שם ותאריך, ולשליחה הלאה. אם אתם מחפשים אפליקציה להמרה בחנות האפליקציות, בדקו מי המפתח, כמה זמן האפליקציה קיימת, ואילו הרשאות היא מבקשת. אפליקציית המרה לא צריכה גישה לאנשי הקשר או למיקום שלכם.
אתרי המרה באינטרנט: מתי להיזהר
חיפוש קצר יציג עשרות אתרים שמציעים המרת PDF לוורד בחינם, בלחיצה אחת. חלקם עובדים היטב. אבל כדאי להבין מה קורה שם: אתם מעלים את המסמך לשרת של מישהו אחר, שאתם לא יודעים מי הוא, איפה הוא, ומה הוא עושה עם הקבצים אחרי ההמרה.
לדף עבודה של בית ספר או לתפריט של מסעדה, זה כנראה לא נורא. לחוזה שכירות, לתלוש שכר, לאישור רפואי, לצילום תעודת זהות או לדוח בנק, זה כבר סיפור אחר. מסמכים כאלה מכילים בדיוק את הפרטים שמשמשים לגניבת זהות. הכלל הפשוט: מסמך שלא הייתם שולחים לזר במייל, אל תעלו לאתר המרה לא מוכר. השתמשו בכלים שכבר מותקנים אצלכם, או בחשבון שאתם כבר סומכים עליו.
ועוד שתי נורות אזהרה: אתר שמבקש להתקין "תוכנת המרה" כדי להמשיך, או שמבקש פרטי אשראי עבור "גרסה מלאה" אחרי שכבר העליתם את הקובץ. בשני המקרים עדיף לסגור את הלשונית. אותו היגיון נכון גם לכלי בינה מלאכותית שמציעים לסכם או לערוך מסמכים, ועל זה הרחבנו במדריך מה לא כדאי לשתף עם צ'אטבוט.
מה הולך לאיבוד בהמרת PDF לוורד
גם בהמרה מוצלחת, כדאי לעבור על המסמך ולבדוק את הנקודות האלה:
- עברית ומספרים. משפט בעברית עם מספר טלפון, תאריך או מילה באנגלית באמצעו עלול להתהפך: המספר יקפוץ לסוף השורה, או סדר המילים יתבלבל. בדקו במיוחד תאריכים, סכומים ומספרי סעיפים.
- טבלאות. לפעמים טבלה הופכת לטקסט עם רווחים, לפעמים לתיבות טקסט צפות, ולפעמים לטבלה תקינה עם עמודות בסדר הפוך.
- עמודות. מסמך שכתוב בשתי עמודות, כמו עיתון, עלול להפוך לשורות מעורבבות משתי העמודות.
- גופנים. אם הגופן המקורי לא קיים במחשב שלכם, וורד יחליף אותו, והטקסט עלול לתפוס יותר או פחות מקום.
- כותרות עליונות ותחתונות. מספרי עמודים ולוגו בראש הדף מופיעים לפעמים כטקסט רגיל באמצע המסמך.
- שדות טופס. טופס PDF עם תיבות למילוי בדרך כלל מאבד את התיבות, ומה שנשאר הוא קווים ורווחים.
- חתימות. חתימה דיגיטלית לא עוברת המרה. המסמך החדש הוא מסמך חדש, ולא עותק חתום.
מסמך סרוק: כאן צריך זיהוי טקסט
אם ה-PDF נוצר מסורק או מצילום בטלפון, אין בו טקסט בכלל, רק תמונה של דף. וורד יפתח אותו, אבל בדרך כלל יציג תמונה אחת גדולה, או טקסט משובש. כדי להפוך תמונה של טקסט לטקסט אמיתי צריך זיהוי תווים, שנקרא OCR.
הדרך שתוארה למעלה דרך מסמכי גוגל מפעילה זיהוי כזה, והיא מתמודדת לא רע עם עברית מודפסת. יש גם אפליקציות סריקה בטלפון שמזהות טקסט כבר בזמן הסריקה. כתב יד, צילום עקום או דף מקומט ייתנו תוצאה חלשה בכל כלי.
הטיפ החשוב באמת: אם אתם סורקים בעצמכם, סרקו טוב. תאורה אחידה, דף ישר, בלי צל של הטלפון. סריקה איכותית חוסכת חצי שעה של תיקונים אחרי ההמרה. פירטנו את זה במדריך על סורק ואפליקציות סריקה.
טבלה ב-PDF שצריכה להגיע לאקסל
הרבה פעמים המטרה היא לא בכלל וורד, אלא טבלה: דוח הוצאות, רשימת מחירים, רשימת משתתפים. במקרה כזה, המרה לוורד היא רק שלב ביניים.
- המירו לוורד באחת הדרכים שלמעלה.
- בדקו שהטבלה הומרה כטבלה אמיתית, עם שורות ועמודות, ולא כטקסט עם רווחים.
- סמנו את הטבלה, העתיקו, והדביקו באקסל או בגוגל שיטס.
- בדקו את עמודות המספרים: לעיתים קרובות הם מגיעים כטקסט, עם רווחים או תווים נסתרים, ולא ייכנסו לסכום.
בגרסאות חדשות של אקסל יש גם אפשרות לייבא טבלאות ישירות מקובץ PDF, דרך לשונית "נתונים". היא עובדת טוב בטבלאות מסודרות, ופחות טוב בטבלאות בעברית עם תאים ממוזגים. מי שחדש בגיליונות יכול להתחיל ממדריך אקסל למתחילים.
טעויות נפוצות
- לערוך את הקובץ המקורי. שמרו תמיד עותק של ה-PDF המקורי, כדי שתוכלו להשוות ולחזור אליו.
- לשלוח בלי לבדוק. המרה שנראית טוב במבט ראשון יכולה להכיל תאריך הפוך או סכום שקפץ שורה. קראו את המסמך כולו לפני שמגישים או חותמים.
- לנסות להמיר מסמך מוגן. אם ה-PDF מוגן בסיסמה שלא שלכם, או שהיוצר הגביל עריכה, אל תנסו לעקוף את ההגנה. בקשו מהשולח גרסה ניתנת לעריכה.
- להמיר כשבכלל לא צריך. אם רק צריך למלא שם ותאריך, או להוסיף חתימה, הרבה תוכנות לצפייה ב-PDF, כולל הדפדפן, מאפשרות להוסיף טקסט וחתימה על גבי הקובץ, בלי להמיר אותו ובלי לשבור את העיצוב.
שאלות נפוצות
איך שומרים מסמך וורד בחזרה כ-PDF?
בתפריט "קובץ" בחרו "שמירה בשם" ובחרו את סוג הקובץ PDF, או השתמשו באפשרות "ייצוא". זה גם הפורמט המומלץ לשליחה, כי המסמך ייראה אצל המקבל בדיוק כמו אצלכם.
ההמרה הפכה את כל הטקסט לתיבות טקסט צפות. אפשר לתקן?
לפעמים קל יותר להעתיק את הטקסט מכל תיבה ולהדביק אותו כטקסט רגיל במסמך חדש, ואז לעצב מחדש. במסמך קצר, זה מהיר יותר מניסיון לתקן את המבנה.
העברית יצאה הפוכה, עם אותיות בסדר הפוך. מה קרה?
זה קורה בעיקר עם קבצי PDF ישנים או כאלה שנוצרו בתוכנות שלא תמכו כראוי בעברית. בתוך הקובץ, האותיות שמורות בסדר שבו הן מצוירות על הדף, ולא בסדר הקריאה. נסו קודם את הדרך האחרת, כלומר אם השתמשתם בוורד, נסו מסמכי גוגל, ולהפך. אם שתיהן נכשלות, זיהוי טקסט מתוך תמונה של הדף עשוי לתת דווקא תוצאה טובה יותר, כי הוא קורא את הדף כמו שעין קוראת אותו.
אפשר להמיר רק כמה עמודים מתוך מסמך ארוך?
אפשר להדפיס את העמודים הרצויים ל-PDF חדש, באמצעות אפשרות ההדפסה "שמירה כ-PDF" שקיימת ברוב המחשבים, ולבחור טווח עמודים. את הקובץ הקטן ממירים בנוחות, וזה גם מהיר יותר וגם חושף פחות מידע אם בכל זאת אתם משתמשים בכלי חיצוני.
מה ההבדל בין PDF שנוצר מוורד ל-PDF סרוק?
PDF שנוצר ממסמך מחשב מכיל טקסט אמיתי, ואפשר לסמן בו מילים עם העכבר. PDF סרוק הוא תמונה, וניסיון לסמן בו טקסט יסמן את כל הדף כגוש אחד. זו בדיקה של שנייה שאומרת לכם מראש באיזו דרך כדאי להשתמש.
