גוגל שיטס מול אקסל: מתי כל אחד נוח יותר
ועד הבית מנהל טבלת תשלומים, שלושה שכנים צריכים לעדכן אותה, ואחד מהם שולח כל חודש קובץ חדש במייל עם השם "טבלה סופית 3 באמת סופית". זה בדיוק המצב שבו גוגל שיטס מרגיש כמו הקלה: קובץ אחד, בענן, שכולם פותחים ועורכים באותו זמן. מצד שני, מי שמנהל תקציב משפחתי מורכב עם עשרות גיליונות ואלפי שורות יגלה לפעמים שאקסל המותקן במחשב מגיב מהר יותר ומציע יותר כלים. אין כאן תשובה אחת נכונה, אבל יש כמה שאלות פשוטות שעוזרות להחליט.
מה זה גוגל שיטס, בקצרה
גוגל שיטס הוא תוכנת גיליונות אלקטרוניים שעובדת בדפדפן, כחלק מחבילת הכלים של חשבון גוגל. הקבצים נשמרים אוטומטית בגוגל דרייב, אין כפתור "שמירה", ואין צורך להתקין שום דבר במחשב. יש גם אפליקציה לטלפון ולטאבלט.
המבנה מוכר לכל מי שראה אקסל: שורות ממוספרות, עמודות עם אותיות, תאים, נוסחאות שמתחילות בסימן שווה. רוב הפונקציות הבסיסיות זהות בשם ובצורה, כך ש-SUM, AVERAGE או VLOOKUP יעבדו בשתי התוכנות באותה דרך. אם אתם עוד לא מכירים את המושגים האלה, התחילו מהמדריך אקסל למתחילים. כמעט כל מה שכתוב בו נכון גם לגוגל שיטס.
עבודה משותפת: היתרון הגדול של גוגל שיטס
כאן ההבדל הכי ברור. בגוגל שיטס לוחצים על "שיתוף", מוסיפים כתובות מייל, ובוחרים לכל אדם הרשאה: צפייה בלבד, הוספת הערות, או עריכה. מי שקיבל הרשאת עריכה פותח את הקישור ורואה את אותו קובץ בדיוק, ואם שניים עורכים באותו רגע, כל אחד רואה את הסמן של השני בצבע אחר.
יש גם "היסטוריית גרסאות", שמראה מי שינה מה ומתי, ומאפשרת לחזור לגרסה מאתמול או מלפני שבוע. בטבלה משותפת של ועד בית, של חוג או של משפחה, זה פותר את רוב הוויכוחים על "מי מחק את השורה שלי".
גם אקסל מאפשר עבודה משותפת, כשהקובץ שמור בענן של היצרן, ובגרסאות החדשות היא עובדת לא רע בכלל. אבל בגוגל שיטס זו נקודת המוצא, לא תוספת, והיא עובדת באותה צורה גם למי שאין לו שום תוכנה מותקנת. אם אתם משתפים קבצים עם אנשים שלא תמיד יודעים מה מותקן אצלם, זה שיקול משמעותי.
הערה אחת על הרשאות: לפני ששולחים קישור, בדקו אם הוא פתוח "לכל מי שיש לו את הקישור" או רק לאנשים שהוספתם. טבלה עם טלפונים או כתובות של שכנים לא צריכה להיות פתוחה לכל מי שהקישור יגיע אליו במקרה.
איפה אקסל עדיין חזק יותר
אקסל המותקן במחשב מתאים יותר כשהקובץ גדול וכבד. עשרות אלפי שורות, הרבה נוסחאות שמפנות זו לזו, גיליונות רבים, ובמצבים כאלה גוגל שיטס עלול להאט בדפדפן, בעיקר במחשב ישן. ויש לו גם מגבלה על מספר התאים המרבי בקובץ, שבשימוש ביתי כמעט אף פעם לא מגיעים אליה, אבל בקבצים מקצועיים לפעמים כן.
יש גם כלים מתקדמים שקיימים באקסל בצורה מלאה יותר: טבלאות ציר מתוחכמות, כלים לייבוא ועיבוד נתונים ממקורות שונים, פקודות מאקרו בשפה הוותיקה שלו, ואפשרויות עיצוב והדפסה מפורטות. מי שמקבל קבצים כאלה מהעבודה ימצא שחלק מהם לא נפתח בגוגל שיטס בדיוק כמו שהוא נראה באקסל.
ודבר נוסף: הרבה מקומות עבודה, רואי חשבון ומשרדים עובדים באקסל כברירת מחדל. אם אתם שולחים להם קובץ, הם יעדיפו בדרך כלל xlsx. גוגל שיטס יודע לייצא לפורמט הזה, אבל כדאי לבדוק שהעיצוב והנוסחאות שרדו את המעבר.
עבודה בלי אינטרנט
גוגל שיטס נבנה סביב חיבור לרשת. אפשר להפעיל מצב לא מקוון, כך שקבצים נבחרים יהיו זמינים לעריכה גם בטיסה או כשהאינטרנט בבית נופל, והשינויים יסונכרנו כשהחיבור יחזור. ההגדרה הזו נמצאת בהגדרות של גוגל דרייב, ובדפדפן מסוים היא עשויה לדרוש תוסף רשמי. כדאי להפעיל אותה מראש, לפני שצריכים אותה, ולבדוק שהקובץ החשוב באמת נפתח בלי רשת.
אקסל המותקן במחשב עובד בלי אינטרנט מההתחלה. אם אתם עובדים הרבה במקומות עם חיבור לא יציב, או שהאינטרנט בבית איטי ונופל, זה שיקול שמטה את הכף. ואם הבעיה היא דווקא ברשת הביתית, אולי כדאי לבדוק אותה, למשל עם המדריך על בדיקת מהירות אינטרנט.
נוסחאות ופונקציות: כמעט אותו דבר, עם כמה הפתעות
רוב הנוסחאות היומיומיות עוברות בין התוכנות בלי שינוי. SUM, IF, COUNTIF, VLOOKUP, ממוצעים ותאריכים מתנהגים אותו דבר. יש גם פונקציות שקיימות רק בגוגל שיטס ושימושיות מאוד בבית:
- GOOGLETRANSLATE — מתרגמת טקסט בתא משפה לשפה, נוח לרשימות קצרות.
- IMPORTRANGE — מושכת נתונים מגיליון גוגל שיטס אחר, למשל לסיכום של כמה טבלאות של חוגים שונים בקובץ אחד.
- QUERY — מאפשרת לסנן ולסכם נתונים בכתיבה שדומה לשאלה, והיא חזקה מאוד ברגע שמתרגלים אליה.
מהכיוון ההפוך, יש פונקציות חדשות באקסל שעוד לא קיימות בגוגל שיטס, או שקיימות בצורה מעט שונה. אם קיבלתם קובץ שבו תא מציג שגיאה של "שם לא מוכר" אחרי פתיחה בתוכנה השנייה, כמעט תמיד הסיבה היא פונקציה שאין לה מקבילה. מי שעובד הרבה עם חיפוש בין טבלאות יכול לקרוא את המדריך שלנו ל-VLOOKUP, שעובד בשתיהן בדיוק אותו דבר.
עברית, כיוון ותאריכים
שתי התוכנות תומכות בעברית ובגיליון מימין לשמאל. בגוגל שיטס, הכיוון של גיליון מסוים נקבע בתפריט "עיצוב", ושם יש אפשרות לכיוון הגיליון. ההגדרה הכללית של השפה, המטבע ופורמט התאריך נקבעת בהגדרות הקובץ, תחת "אזור".
זו נקודה שכדאי לבדוק בכל קובץ חדש. אם האזור מוגדר לארצות הברית, התאריך 03/07 יתפרש כמרץ ולא כיולי, ונוסחאות שמחשבות ימים בין תאריכים יחזירו תוצאות מוזרות. שינוי האזור לישראל מסדר את זה, וכדאי לעשות אותו לפני שמזינים נתונים, לא אחרי.
פרטיות ואבטחה
גיליון בגוגל שיטס שמור בחשבון הגוגל שלכם, ולכן הוא מוגן בדיוק כמו החשבון. אם בטבלה יש מידע רגיש, כמו פרטי חשבון בנק של ועד הבית או מספרי זהות, כדאי לוודא שהחשבון מוגן באימות דו שלבי, ולבדוק מדי פעם מי ברשימת השיתוף ועדיין צריך גישה.
קובץ אקסל שנשמר רק על המחשב תלוי באבטחת המחשב עצמו, ובגיבוי שלו. קובץ שנשמר בענן של היצרן מוגן, שוב, לפי אבטחת החשבון. בכל אחד מהמקרים, הכלל זהה: מידע רגיש משתפים רק עם מי שצריך, ורק לזמן שצריך.
מעבירים קובץ מתוכנה לתוכנה: מה לבדוק
קובץ שעובר בין אקסל לגוגל שיטס, לכיוון אחד או לשני, נראה ברוב המקרים תקין. אבל "ברוב המקרים" לא מספיק כשמדובר בטבלת תשלומים או בדוח שמישהו יחתום עליו. אחרי כל מעבר, שווה לעבור על כמה נקודות:
- נוסחאות. עמדו על כמה תאים מחושבים ובדקו שהנוסחה עדיין שם ולא הפכה לערך קבוע. סכמו עמודה אחת ידנית והשוו לתוצאה.
- תאריכים. בדקו שתאריך כמו 05/03 עדיין מציין את החודש הנכון. הגדרת האזור של הקובץ משפיעה כאן מאוד.
- עיצוב מותנה וצבעים. כללים שצובעים תאים לפי ערך עוברים בדרך כלל, אבל לא תמיד בדיוק באותה צורה.
- תרשימים. סוגי תרשימים מסוימים נראים אחרת, ולפעמים צריך לבנות אותם מחדש.
- הגנות וסיסמאות. גיליון מוגן או קובץ מוצפן באקסל לא תמיד עובר כמו שהוא. לפעמים צריך להסיר את ההגנה לפני ההעלאה, ולהגדיר הרשאות מחדש בצד השני.
- פקודות מאקרו. מאקרו של אקסל לא ירוץ בגוגל שיטס. אם הקובץ תלוי בהן, השאירו אותו באקסל.
אם הקובץ מגיע אליכם בכלל כ-PDF ואתם רוצים להוציא ממנו טבלה, זה כבר סיפור אחר, עם בעיות משלו. כתבנו עליו במדריך המרת PDF לוורד, וחלק גדול מהטיפים שם נכונים גם לגיליונות.
טעויות נפוצות בעבודה בגוגל שיטס
- שיתוף לכל מי שיש לו קישור, כברירת מחדל. נוח, אבל הקישור יכול להגיע הלאה. לטבלאות עם פרטים אישיים, שתפו לפי כתובת מייל.
- עבודה בכמה עותקים. כל היתרון של גוגל שיטס נעלם כשכל אחד מוריד עותק, עורך אותו ושולח בחזרה. השאירו קובץ אחד, ותנו לכולם לעבוד עליו.
- מחיקת עמודה שמישהו אחר משתמש בה. בקובץ משותף, עמודה שנראית לכם מיותרת עשויה להיות המקור של נוסחה בגיליון אחר. לפני מחיקה, השאירו הערה בתא ושאלו.
- שכחה של מצב לא מקוון. מי שמסתמך על הקובץ בנסיעה וגילה בשדה התעופה שהוא לא נפתח בלי רשת, יודע למה כדאי להפעיל את זה מראש.
איך לבחור: כמה שאלות מנחות
- כמה אנשים עורכים את הקובץ? אם יותר מאחד, ובמיוחד אם הם לא באותו בית, גוגל שיטס נוח יותר כברירת מחדל.
- כמה גדול הקובץ? אלפי שורות ספורות זה לא בעיה לאף אחד. עשרות אלפים עם נוסחאות כבדות, אקסל המותקן יגיב טוב יותר.
- יש לכם אקסל מותקן? אם כן, ואתם רגילים אליו, אין סיבה לעבור רק כי "כולם בגוגל".
- עם מי אתם מחליפים קבצים? אם הצד השני עובד באקסל, שקלו לעבוד באקסל או לייצא בסוף.
- איפה אתם עובדים? במכשירים שונים, כולל טלפון וטאבלט, גוגל שיטס עקבי מאוד. במחשב אחד קבוע, ההבדל קטן.
הרבה אנשים משתמשים פשוט בשתיהן: גוגל שיטס לרשימות משותפות ולטבלאות קטנות, אקסל לקבצים מהעבודה ולחישובים כבדים. זה לגיטימי לגמרי.
שאלות נפוצות
אפשר לפתוח קובץ אקסל בגוגל שיטס?
כן. מעלים את הקובץ לגוגל דרייב ופותחים אותו. אפשר לערוך אותו כקובץ אקסל, או להמיר אותו לגוגל שיטס, ואז הוא יקבל את כל היכולות של שיתוף ועריכה משותפת. ההמרה יוצרת עותק חדש, והמקור נשאר כמו שהוא. עוד על ניהול הקבצים בענן תמצאו במדריך גוגל דרייב.
גוגל שיטס עולה כסף?
לשימוש אישי, הוא זמין עם חשבון גוגל רגיל. השטח שהקבצים תופסים נספר בנפח האחסון של החשבון, יחד עם המיילים והתמונות. לארגונים יש חבילות בתשלום, אבל לשימוש ביתי זה לא נדרש.
אם אמחק שורה בטעות בקובץ משותף, כולם יראו?
כן, השינוי מיידי אצל כולם. אבל אפשר לבטל עם Ctrl+Z, ואם כבר מאוחר מדי, לשחזר מתוך היסטוריית הגרסאות שבתפריט "קובץ".
אפשר לנעול חלק מהטבלה כדי שאף אחד לא ישנה אותו?
כן. בגוגל שיטס אפשר להגדיר "טווחים מוגנים": בוחרים טווח או גיליון, ומגדירים מי רשאי לערוך אותו. כך, למשל, שורת הכותרות והנוסחאות שבתחתית נשארות נעולות, וכל שכן ממלא רק את השורה שלו. אפשר גם להסתפק באזהרה בלבד, שמופיעה למי שמנסה לערוך את הטווח, בלי לחסום אותו לגמרי.
